Zarządzanie strategiczne a IRP

Zarządzanie strategiczne a IRP

Zarządzanie strategiczne a IRP

Streszczenie

Publikacja zawierająca streszczenie różnych publikacji tego samego autora zebranych w cykl Zarządzanie strategiczne a IRP. Jest to praktyczne kompendium porad do bezpośredniego wdrożenia w małych i średnich firmach. Autor nie skupia się na definiowaniu skomplikowanych teorii a na aspektach praktycznych, dostosowanych do ograniczeń z którymi na co dzień muszą zmagać się menedżerowie różnych szczebli. Publikacje zawierają gotowe porady do zastosowania we wszystkich obszarach działalności firm.

Jest to hołd oddany polskim przedsiębiorcom tworzącym miejsca pracy. Szczególnie tym, którzy włożyli wkład w budowanie doświadczeń wdrożeniowych najlepszych praktyk oraz swoim przykładem i determinacją dali sygnał kolejnym pokoleniom aby ruszyli odważniej i poszerzali swoje horyzonty.

Zdzisław A. Kordylewski

Poradniki dla menedżerów i firm

Wydanie drugie – uzupełnione i zmodyfikowane.

Na podstawie pierwszych publikacji z wcześniejszych lat tego samego autora i tej samej firmy. Teraz do współpracy zaproszono szereg innych osób, które swoim doświadczeniem wsparły poszczególne rozdziały. W ten sposób jest to praca kolektywna pod redakcją głównego autora.

To wydanie nadal jest edytowane i nie powinno być jeszcze publikowane.

Spis treści

Wstęp. 3

Założenia i podstawy. 5

Recepty dla Firm.. 7

Znaczy Menedżer. 8

Fly by wire. 9

Zarządzanie przez AB-5 (C/M/B/F/P). 10

Information’s Resources Planning. 12

Księga Jakości projektów.. 13

Spis rysunków i ilustracji 14

Złote myśli 15

Bibliografia. 23

Wstęp

Nie jestem teoretykiem a praktykiem. Nie chcę zanudzać tłumaczeniem ale systematyzuję i proponuję zsynchronizowane działanie. Nie nakłaniam do drastycznych zmian tych, którzy sobie radzą ale daję pod rozwagę jak można uzyskać więcej zmniejszając wysiłek poprzez optymalizację działań. Nie wytykam błędów ale pokazuję, że można zrobić coś inaczej. Nie jest to tylko omówienie koncepcji, a przede wszystkim prezentacja z wniosków z doświadczeń i najlepszych praktyk w możliwie przejrzysty sposób. To są naturalne metody jak sobie samemu pomóc a nie bolesna operacja w szpitalu.

Oddaję cześć polskim przedsiębiorcom i ich współpracownikom. Ten cykl powstał dzięki Nim ale i dla Nich. Trzeba Ich wspierać na każdym etapie Ich działań. W tym cyklu staram się pomóc Im w wyborze i wdrożeniu skutecznych optymalizacji i narzędzi. Mam nadzieję, że pomogę Im również w podjęciu wielu decyzji strategicznych dla rozwoju firm. Wraz ze swoimi współpracownikami staram się w bezpośredniej współpracy z firmami doradzać w szerokim zakresie wszystkich aspektów działalności.

Oddaję hołd polskim naukowcom i teoretykom zarządzania. Wybitni Ich przedstawiciele mają swój wkład w odkrywanie zjawisk i budowanie teorii o znaczeniu międzynarodowym. Ich teorie pomogły mi uporządkować ten cykl publikacji. W wielu uczelniach i na kursach wykształcili pokolenia polskich menedżerów, którzy bardzo dobrze radzą sobie nie tylko na polskim rynku pracy.

Publikacje skierowane są głównie dla menedżerów małych i średnich firm ale i inni zapewne znajdą coś ciekawego dla siebie. Tematyka zawarta w poszczególnych częściach obejmuje takie elementy jakimi zajmujemy się w codziennej pracy doradczej:

• Optymalizacja działalności firmy we wszystkich aspektach i obszarach działalności;

• Budowanie zespołów i podnoszenie kwalifikacji menedżerów wszystkich szczebli;

• Usprawnianie procesów zarządzania pionowego i poziomego w każdej organizacji;

• Przygotowania menedżerów na wszystkie szczeble zarządzania;

• Innowacyjne przekształcenia produktowe i rynkowe optymalizujące wykorzystanie zasobów;

• Rozszerzanie rynków zbytu terytorialnie (np. eksport) i markowo (np. własne marki);

• Wdrażania controllingu zarządczego wspierającego wszystkich menedżerów;

• Likwidowanie marnotrawstwa strukturalnego i nadmiarowości operacyjnej;

• Kompletna kalkulacja kosztów produktów i obrotowych na podstawie modeli MKW;

• Poszukiwanie źródeł finansowania i celowe ich wykorzystania w celu poprawy konkurencyjności;

• Efektywizacja wykorzystania systemów informatycznych i informacji rynkowych;

• Definiowanie i wdrażanie projektów celowych aktywizujących przedsiębiorstwo na rynku.

Ukierunkowałem się na wspieranie polskich firm rodzinnych o potencjale rozwojowym. Podchodzę indywidualnie analizując wszystkie szanse, które pomagamy później wykorzystać. Opieramy się głównie na aktywizacji i wspieraniu menedżerów poprzez wspólne organizowanie i wdrażanie celowych projektów przynoszących konkretne policzalne korzyści. W efekcie menedżerowie przyjmują większą odpowiedzialność za zarządzanie zespołami i osiąganie wyznaczonych efektów. Pomagamy w pokoleniowym rozszerzaniu działalności i aktywizacji następców w zarządzaniu. Dzielimy się własnymi sukcesami i pomagamy uniknąć zagrożeń. Nie jestem teoretykiem ale praktykiem.

Niektórym moim partnerom z którymi współpracowałem może wydawać się, że opisy które zawarłem to wytykanie ich błędów lub chwalenie się sukcesami uzyskanymi w ich firmach. Ale nie podaję żadnych nazw i nie wskazuję żadnych konkretnych osób. Może trudno w to uwierzyć ale wiele z tych sytuacji nie zdarzyło się tylko jednej osobie i nie dotyczy tylko jednej firmy. Po prostu czasami posługujemy się podobnymi praktykami lub wdrażamy te same teorie i stąd podobieństwo. Ale miło mi, że wiele osób identyfikuje się z zawartymi tutaj opisami i proponowanymi rozwiązaniami.

Cykl publikacji obejmuje tematy zarządzania strategicznego i codziennego rozwiązywania problemów w działaniach operacyjnych. Jest przeznaczony dla wszystkich Menedżerów na każdym szczeblu w każdym obszarze działalności firm, przedsiębiorstw i instytucji. W dalszej części zawarte są krótkie informacje o każdej publikacji.

Do publikacji załączone są arkusze z przykładami algorytmów lub dokumentów. Można z nich skorzystać po dostosowaniu do własnych warunków. Jednak należy pamiętać, że materiały te nie wykluczają konieczności posiadania licencji na aplikacje potrzebne do ich przeglądania lub edytowania.

Założenia i podstawy

Na początku każdej publikacji zakładamy, że każdy menedżer chciałby działać w sposób uporządkowany. Niezależnie czy jest właścicielem czy pracownikiem. Takie zarządzanie to Zarządzanie strategiczne poprzez znane cele i efekty wykonywanej pracy. Kolejne elementy cyklu pokazują jak w prosty sposób osiągnąć odpowiednią jakość firmy. Podstawą wszystkich proponowanych zmian jest uwierzenie w tezę, że możecie być „Firmą Europejską (Światową) działającą z Polski”. Pozornie niewielka deklaracja a zobaczycie dalej jak znacząca zmiana mentalna, gdzie lokalne ograniczenia są tylko tłem do optymalizacji. Podstawą jest Wasza decyzja, że chcecie przesunąć się na skali kultury i skuteczności zarządzania. Teraz Polskie Firmy są oceniane średnio na 5,4. A Wasza Firma gdzie jest?

Rysunek 1 Porównanie poziomu zarządzania polskich firm w stosunku do Europy

Pierwszymi krokami na drodze do podniesienia poziomu zarządzania a tym samym swojej pozycji na rynku jest planowanie i controlling. I nie jest to wcale trudne. W kolejnych publikacjach pokazuję jak w prosty sposób i bez większych nakładów można wdrożyć w swojej firmie zaawansowane planowanie strategiczne, zarządzanie rynkiem, efektywne procesy zarządcze na każdym szczeblu i monitorowanie efektów działań.

Przy okazji porządkujemy to co jest „w głowach” ale różnie rozumiane przez różne osoby. Poprawa komunikacji pomiędzy wszystkim szczeblami zarządzania począwszy od Zarządu aż po menedżerów najniższego szczebla (np. brygadzistów), a poprzez Nich z każdym pracownikiem. Jednocześnie pokazujemy jak podnieść bezpieczeństwo zysków firmy przy zachowaniu płynności i zwiększeniu innowacyjności nie tylko produktowej.

Rysunek 2 Od wartości przez strategię do inicjatyw

Należy tylko uporządkować pewne zagadnienia a wszystko okaże się proste. Czy często zauważaliście, że to co ktoś inny mówi to tylko ułożenie tego co już wiecie? A jednak to ułożenie powoduje podniesienie jakości i komfortu pracy przy rozwoju firmy. Jeszcze jest na to miejsce bo wiele firm nie decyduje się na takie zmiany i możecie je wyprzedzić a nawet pokonać na rynku. Chyba, że chcecie pozostać i dać się pokonać innym?

Zapraszam do lektury wszystkich publikacji.

Recepty dla Firm

W pewnym stopniu uproszczenia w większości organizację działalności firm można porównać do działania organizmu ludzkiego. Każda firma powinna mieć wszystkie obszary zarządzania i ich elementy podobnie jak człowiek wszystkie organy. Jak wiemy nie wszystkim dane jest posiadać wszystkie organy ale wiąże się to nieraz z dużymi problemami egzystencjalnymi i zdrowotnymi. Nie będę tego rozwijał i poprzestanę na tym w tej tak wrażliwej społecznie kwestii. Jednak pozwolę sobie przyrównać, że podobnie jak człowiek zwraca się o pomoc do lekarza tak i firmy zwracają się o pomoc do doradców. Lekarze zazwyczaj wypisują recepty i zalecają jakiś proces leczenia. Podobnie i ja zalecam firmom formę recepty działań i zalecenia w celu optymalizacji efektów do nakładów.

Rysunek 3 Recepty dla wszystkich obszarów

Publikacja ta jest zbiorem gotowych recept zawartych w puntach działań do wykonania. Każda z nich jest wzbogacona opisem najważniejszych elementów, przykładów i podstaw do przygotowania się do wdrożenia zmian. Lista „krok po kroku” jest gotową receptą do użycia w większości firm. Jeżeli jest jakiś problem ze zrozumieniem to jesteśmy do Państwa dyspozycji w ustalony sposób.

Znaczy Menedżer

Każdy chciałby mieć swoich pracowników jak załogę na statku, gdzie Kapitan jest pierwszy po Bogu i bezdyskusyjny. Ponadto cechy oficerów Marynarki są pożądane we wszystkich działaniach i na każdym szczeblu. Skąd ich brać? A może jednak już ich masz tylko musisz wydobyć to co najlepsze? Przecież żaden ze znamienitych Kapitanów nie urodził się już gotów do takiej odpowiedzialności ale został przygotowany przez swoich „Mistrzów”. Pomagamy podzielić strefy odpowiedzialności i objąć je przez przygotowanych Menedżerów.

Rysunek 4 Menedżerowie w każdym obszarze

Podstawą sukcesów jest uświadomienie sobie, że Menedżer ma wziąć odpowiedzialność za rezultat (osiągnięcie produktów i celów) poprzez zarządzanie swoim zespołem. Aby mógł wziąć odpowiedzialność musi mieć realne uprawnienia do podejmowania skutecznych decyzji, odpowiednio wykwalifikowany zespół i inne zasoby do realizacji zadań. Ale przede wszystkim musi mieć zaufanie swojego przełożonego i być jego doradcą. I to również pokazujemy jak wzajemnym podziałem kompetencji i monitorowaniem postępów można zbudować Zespół Menedżerów z własnych pracowników.

Fly by wire

„Fly by wire” to termin zaczerpnięty m. in. z nawigacji lotniczej, oznaczający mniej więcej „lot po drucie” jak określa się lot samolotu na tzw. autopilocie. W tej publikacji porównanie to jest wykorzystane do zobrazowania firmy działającej według założonych planów strategicznych, monitorującej wyniki swoich działań i korygującej je aby pozostać w „korytarzu” dopuszczalnych tolerancji.

Rysunek 5 Fly by wire dla strategii firmy

Publikacja pomaga przejść poprzez budowanie strategii firmy opartej na wartościach wyznawanych przez jej właścicieli lub założycieli, realiach otoczenia biznesowego oraz dostępnych zasobach osobowych i technicznych. Przypomina o konieczności monitorowania rynku w celu przeciwdziałania zagrożeniom i korygowania planów w zależności od aktualnych możliwości. Przeprowadza przez meandry budowania spójnych strategii handlowych i produktowych, społecznych i finansowych. Można znaleźć porady i rozwiązania jak podzielić działania związane z procesami firmy i inicjatywami strategicznymi aby stabilnie rozwijać się na rynku.

Zarządzanie przez AB-5 (C/M/B/F/P)

Spotykałem się z niechęcią do słowa Controlling lub kontroling nie mówiąc nawet o podejściu do wdrożenia. W innych firmach z kolei mówiono mi o nieudanych próbach wdrożenia takich procesów. Jeszcze inni chwalili się wdrożeniem jakiegoś programu, który jednak przy słabych lub ograniczonych danych niewiele Im pomagał. Niewiele jednak osób rozumiało istotę controllingu. Jeżeli sobie zdefiniujemy, że jest to proces, który pomaga menedżerowi podjąć jak najlepszą decyzję (ekonomicznie, efektywnie i ergonomicznie) to już samo to nasuwa nam inne zadania niż do tej pory myśleliśmy. Czyli nie tylko kontrolować ale przede wszystkim pomagać i chronić przed skutkami zagrożenia złej decyzji.

W publikacji w przystępny sposób omówiono praktyczne formy wprowadzenia takich modeli zarządzania w małych i średnich firmach. Podstawowe narzędzia składające się na AB-5 to w znaczącym uproszczeniu:

ABC – Activity Based Costing – Rachunek kosztów działań

ABM – Activity Based Management – Zarządzanie aktywnością

ABB – Activity Based Budgeting – Budżetowanie na podstawie działań (aktywności)

ABF – Activity Based Financial – Działalność finansowa, Aktywne finanse

ABP – Activity Based Planning – Planowanie działań (aktywności)

Rysunek 6 Modelowe przeliczanie stawek MKW

Czyli będziemy mieli:

- dokładnie przypisane koszty do produktu i klienta;

- precyzyjnie wycenione koszty produktów i działań;

- zamodelowane skutki zmiany np. cen lub udzielenia rabatu;

- przydzielone zadania do realizacji, za które odpowiedzialność biorą odpowiednio przygotowani menedżerowie wsparci funkcjonalnymi narzędziami;

- przewidywalne potoki sprzedażowe (sales flow), stoki magazynowe (stock flow), płynność finansową (cash flow), kolejność działań operacyjnych (work flow) itp.

- każdy z pracowników na początku dnia wie konkretnie co, kiedy i jak ma wykonać;

- projekty i inwestycje są prowadzone w sposób przewidywalny dla tego kto ma odnieść z tego korzyść;

- każdy menedżer widzi gdzie i jak może zoptymalizować swoje procesy i podnieść jakość produktów bez zwiększania kosztów;

- Zarząd z dużą dozą prawdopodobieństwa ma zasymulowany wynik finansowy;

- i mogę podpowiedzieć jeszcze kilka punktów, które brzmią jak życzenia.

Jeżeli takie są oczekiwania w Twojej firmie to zapoznaj się z tą publikacją.

Information’s Resources Planning

Jesteśmy w przededniu (a może jak Państwo to czytają to już po) praktycznego zastosowania informatyki kwantowej. Może czas wznieść się ponad dotychczasowe systemy informatyczne klasy MRP II i ERP wraz z różnymi rozszerzeniami? Dążenie do tego aby wszystkie działania firmy były obsłużone przez jedną aplikację już się kończy. Nie wytrzymują rachunku ekonomicznego serwery, które musiałyby to wszystko obsłużyć. Dlatego od wielu lat działają systemy rozproszone ze wspólna bazą bezpiecznej agregacji i integracji danych.

Rysunek 7 Przykład koncepcji IRP

Planowanie zasobów informacyjnych “Information’s Resources Planning” IRP (lub w formie podstawowej “Information Resource Planning”) to forma planowego zarządzania informacją na każdym szczeblu oparta na modelach działań operacyjnych. Każde działanie w firmie może być obsługiwane niezależnie ale z jak najlepszą funkcjonalnością dla oczekiwanych rezultatów tego działania. Dane kartotekowe są powiązane w aplikacjach dziedzinowych tak, że wszyscy zainteresowani mają wspólna bazę towarów, kontrahentów, warunków itp. zachowując własne dane robocze i przekazując tylko istotne dla firmy informacje rozliczeniowe. Dane wrażliwe mogą być obsługiwane poza dostępem osób niepowołanych. Ułatwia to w przyszłości szybkie wdrożenie Polityki Bezpieczeństwa Informacji ze wszystkimi certyfikatami prawnymi.

W publikacji można zapoznać się z szerszą definicją tej architektury orz przykładami zastosowań, głównie w powiazaniu z controllingiem zarządczym i strategicznym.

Księga Jakości projektów

W wielu projektach wdrażających zmiany w firmach zapomina się o podstawowych zasadach jakości prowadzenia projektu. Czasami na wyrost sięga się po kosztowne metodyki oparte na np. na PRINCE 2 lub innych i obudowuje się złożoną biurokracją. A wystarczy pamiętać po i dla kogo jest to realizowane a pozostałe zagadnienia wydają się być dość proste. W celu uporządkowania prostych kroków do skutecznej realizacji projektów w firmach wykorzystano w publikacji przykłady wdrażania zmian funkcjonalnych w systemach IT.

Rysunek 8 Przykład projektu z wariantami prototypowania

To tylko przykład. Jednak w różnych warunkach pokażemy jak przygotować odpowiednio projekt aby nie ponosić zbędnych kosztów ale skutecznie zarządzać postępami prac. Projekt projektowi nie równy więc i koszty biurokracji powinny być zmienne. Nie pozwalamy jednak uprościć do takiego stanu, że nie będzie go można monitorować. Ważne jest, że każdy z pracowników będzie wiedział co robić po wdrożeniu zmian projektowych.

Spis rysunków i ilustracji

Rysunek 1 Porównanie poziomu zarządzania polskich firm w stosunku do Europy 5

Rysunek 2 Od wartości przez strategię do inicjatyw_ 6

Rysunek 3 Recepty dla wszystkich obszarów_ 7

Rysunek 4 Menedżerowie w każdym obszarze 8

Rysunek 5 Fly by wire dla strategii firmy 9

Rysunek 6 Modelowe przeliczanie stawek MKW_ 10

Rysunek 7 Przykład koncepcji IRP_ 12

Rysunek 8 Przykład projektu z wariantami prototypowania_ 13

Złote myśli

Z bogatej listy inspirujących lub puentujących myśli przypominam następujące:

Kartezjusz:

Myślę więc jestem.

Hipokrates:

Po pierwsze nie szkodzić.

Zdrowie chorego najwyższym prawem.

Twoje pożywienie powinno być lekarstwem, a twoje lekarstwo powinno być pożywieniem.

Życie krótkie, nauka sztuki długa, doświadczenie mylne, wyrokowanie (diagnozowania) trudne.

Niczego nie należy pozostawiać przypadkowi. Niczego nie pomijać. Należy uwzględniać sprzeczne informacje. Nie spieszyć się z wyciąganiem wniosków.

Arystoteles:

Jesteśmy tym co w swoim życiu powtarzamy. Doskonałość nie jest jednorazowym aktem lecz nawykiem.

Sokrates:

Błąd jest przywilejem filozofów, tylko głupcy nie mylą się nigdy.

Najmądrzejszy jest, który wie, czego nie wie.

Wiem, że nic nie wiem.

Nikogo i niczego nie umiem słuchać jak tylko argumentu, który mi się po rozwadze wyda najstosowniejszy.

Jan Kochanowski (w interpretacji Henryka Sienkiewicza):

Maksyma to znana: Mądry Polak po szkodzie;

Lecz jeśli ten sam błąd znów Go zwiedzie,

Szybko nową przypowieść sobie kupi,

Że przed i po szkodzie jednako głupi.

Albert Einstein:

Istotne problemy naszego życia nie mogą być rozwiązane na tym samym poziomie myślenia na jakim byliśmy kiedy je tworzyliśmy. Ważkich problemów naszego życia nie możemy rozwiązywać w oparciu o te same kategorie myślowe jakich użyliśmy do ich stworzenia.

Ktokolwiek uważa się za wyrocznię w sprawach prawdy i wiedzy rozbija się o skały śmiejących się Bogów.

J. R. Wells – Inteligencja strategiczna

Wielu … menadżerów postrzega strategiczną zmianę jako niezwykle kosztowną i czasochłonną, coś, czym należy zajmować się jedynie okresowo, jak najdłużej to odwlekając. … Tymczasem trwoni się energię na doraźne poprawki, zamiast inwestować ją w wytyczenie nowego kierunku strategicznego i podążanie nim. … na skutek braku doświadczenia maleje zdolność organizacji do wprowadzania zmian.”

Firmy średnio inteligentne rozpoznają i rozwiązują problemy strategiczne, firmy najmądrzejsze same je tworzą. Nigdy nie spoczywaj na laurach, wciąż się zmieniając. Wyjątkowość naszego gatunku nie wynika z umiejętności rozwiązywania problemów. Szympansy także to potrafią, podobnie jak kruki i delfiny. Naszą siłą jest zdolność obmyślania i komunikowania abstrakcyjnych pojęć, wykraczania poza teraźniejszość i wyobrażania sobie alternatywnych scenariuszy przyszłości. Na nasze szczęście jesteśmy z natury ciekawi, zawsze staramy się usprawnić to, co właśnie robimy, rozsmakowując się w całkowicie nowych pomysłach.

Lord Chesterfield:

Wiedzy nabywa się czytając książki, lecz wiedzę najpotrzebniejszą – znajomość świata – zdobywa się czytając w żywych ludziach i studiując wszystkie ich wydania.

Henry Hazlitt – Ekonomia w jednej lekcji:

Sztuka ekonomii polega na tym, by spoglądać nie tylko a bezpośrednie, ale i na odległe skutki danego działania czy programu; by śledzić nie tylko konsekwencje, jakie dany program ma dla jednej grupy, ale jakie przynosi wszystkim.

Zły ekonomista widzi tylko to, co bije w oczy; dobry ekonomista patrzy także dalej. Zły ekonomista widzi tylko bezpośrednie konsekwencje proponowanego kierunku polityki; dobry ekonomista spogląda także na konsekwencje dalsze i pośrednie. Zły ekonomista widzi tylko skutki, jakie dana polityka przyniosła lub przyniesie pewnej konkretnej grupie; dobry ekonomista bada także skutki, jakie ta polityka przyniesie wszystkim grupom.

Często stwierdza się ze smutkiem, że źli ekonomiści przedstawiają społeczeństwu swoje błędy lepiej niż dobrzy ekonomiści swoje prawdy. Często ubolewa się, że demagodzy potrafią zyskać większy posłuch, przedkładając z mównicy ekonomiczne nonsensy, niż uczciwi ludzie starający się wykazać ich błędy. Ale przecież główna przyczyna tego zjawiska nie ma w sobie nic tajemniczego – demagodzy i źli ekonomiści przedstawiają półprawdy. Mówią tylko o bezpośrednich skutkach danego programu albo o skutkach, jakie przyniesie on konkretnej grupie. Często mogą mieć w tym słuszność. Wtedy należy im odpowiadać, wskazując na odleglejsze i mniej pożądane skutki albo na to, że jedna grupa odniesie korzyści kosztem innych.

Dzień dzisiejszy to jutro, które wczoraj lekceważyli źli ekonomiści.

Podaż wytwarza popyt, ponieważ popyt leży u jej podstawy. Podaż wytwarzanych przez ludzi rzeczy oznacza w istocie to, co mogą oni zaoferować w zamian za rzeczy, których sami pragną. W tym sensie wytwarzana przez rolnika podaż zboża stanowi podstawę jego popytu na samochody i inne dobra. Są to nieodłączne części nowoczesnego podziału pracy i gospodarki opartej na wymianie.

Peter F. Drucker:

Dla osiągnięcia sensownej efektywności nie wystarczy być inteligentnym, ciężko pracować i znać się na rzeczy. Efektywność to coś odrębnego, coś innego. Ale nie wymaga ona jakiegoś specjalnego daru, specjalnych talentów czy specjalnego treningu. Nie wymaga – w przypadku menedżera – czegoś specjalnie skomplikowanego. Na efektywność składa się pewna suma nawyków i zabiegów, …. Nie są one czymś „wrodzonym”. Przez 45 lat pracowałem jako konsultant z dziesiątkami menedżerów najrozmaitszych organizacji, dużych i małych, w biznesie, w agendach rządowych, związkach zawodowych, szpitalach, uniwersytetach, służbach komunalnych, z menedżerami amerykańskimi, europejskimi, latynoamerykańskimi, japońskimi, i nigdy nie natknąłem się na choćby jednego menedżera „z natury”, który by się po prostu skutecznym urodził. Wszyscy ci skuteczni musieli się efektywności nauczyć. I musieli ją praktykować tak długo, aż stała się ich drugą naturą. Ale też wszyscy, którzy pracowali nad tym, by stać się skutecznymi szefami, odnieśli w tym względzie sukcesy. Efektywności można się nauczyć, a co więcej – uczyć się jej trzeba.

Nie chodzi o to, aby robić wszystkie rzeczy we właściwy sposób. Chodzi przede wszystkim o to, aby robić właściwe rzeczy.

Najważniejszym i zaiste prawdziwie wyjątkowym wkładem jakie Zarządzanie wniosło do gospodarki XX wieku było 50-cio krotne zwiększenie produktywności pracownika fizycznego w procesie produkcyjnym. Najważniejszym wkładem jakie Zarządzanie powinno wnieść w XXI wieku jest analogiczne zwiększenie produktywności pracy opartej o wiedzę i pracownika wykorzystującego wiedzę.

Prawdopodobnie za kilkaset lat, gdy historię naszych czasów będzie się już postrzegać z odległej perspektywy, najważniejszym wydarzeniem dla historyków z przyszłości nie będzie rozwój technologii, nie będzie to też Internet ani handel elektroniczny. Będzie to niespotykana dotąd zmiana jaka zaszła w kondycji ludzkiej, po raz pierwszy dosłownie znacząca i gwałtownie rosnąca liczba ludzi ma możliwość dokonywania wyboru. Po raz pierwszy będą musieli radzić sobie samodzielnie a społeczeństwo jest zupełnie do tego nieprzygotowane.

Stephen R. Covey:

Jakże wiele spośród współczesnych praktyk w dziedzinie zarządzania pochodzi jeszcze z epoki uprzemysłowienia. Kazała nam ona wierzyć, że ludzi należy kontrolować i trzeba nimi zarządzać. Przyniosła nam nasze spojrzenie z perspektywy księgowości, w którym ludzi zalicza się do wydatków a maszyny do aktywów. Tylko pomyślcie: ludzi umieszcza się w RZiS jako wydatek a urządzenia wpisuje się do rubryki inwestycje.

Epoka uprzemysłowienia przyniosła nam centralne planowanie budżetowe, w którym dominujące wówczas tendencje przenoszone są w przyszłość przy jednoczesnym tworzeniu hierarchii i biurokracji, które nastawione są na osiąganie wyników. To przestarzała postawa reagowania, która tworzy kultury „podlizywaczy” zdeterminowanych by wydatkować w taki sposób by w kolejnym roku nie odnotować straty i chronić tyłek własnego działu. Takie zarządzanie z epoki pracy fizycznej postawione wobec tych co pracują wiedzą cechuje szefów, którzy nie są w stanie sami zrozumieć wiedzy.

Joseph Heller – Coś się stało

Myślę, że być może w każdej firmie jest ktoś, kto powoli wpada w obłęd.

David Star Jordan:

Żadna prawdziwa doskonałość na tym świecie nie da się oddzielić od właściwego życia.

Manifest – koniec ery tradycyjnego biznesu:

Wszyscy odnajdujemy ponownie swój głos ucząc się rozmawiać ze sobą nawzajem. Zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz toczy się rozmowa, która jeszcze 5 lat temu nie miałoby racji bytu i na której istnienie nie byłoby zbyt wielu dowodów. ... Teraz natomiast dzięki ogólnoświatowemu zasięgowi jaki umożliwiają Internet i WWW, rozmowa ta jest zakrojona na tak szeroką skalę i obejmuje tak wiele aspektów, że próby zrozumienia jej sensu są daremne …

Toro:

Jak możemy zdawać sobie sprawę z własnej ignorancji, której wszak wymaga nasz wzrost, jeśli przez cały czas stosujemy tylko wiedzę jaką posiadamy.

Edmund Burke:

Dla triumfu zła potrzeba tylko, żeby dobrzy ludzie nic nie robili.

Aby zło zatriumfowało, wystarczy, by dobry człowiek niczego nie robił.

Jedna myśl o tym żeby zatryumfować nad złem, jest dla dobrego człowieka niczym.

Jedyną rzeczą potrzebną złu do zwycięstwa jest bierność dobrych ludzi.

Zło zwycięża, gdy dobrzy ludzie nic nie robią.

Matka Teresa z Kalkuty:

Niewielu z nas jest w stanie dokonać rzeczy wielkich lecz każdy z nas jest w stanie czynić małe rzeczy z sercem przepełnionym miłością.

Georg Wilhelm Fryderyk Hegel:

Jeśli teoria nie zgadza się z faktami, tym gorzej dla faktów.

Jane Jack Rouso:

Obelgi to argumenty tych, którzy nie mają argumentów.

Anna M. Łabuz:

W większości przypadków odpowiedzialność można przerzucić na subiektywność naszego sposobu patrzenia na świat. Wielokrotnie subiektywność odbioru zdarzeń staje się mocno odczuwalna w sytuacji konfliktu, sporu czy przy różnicy interesów. Musimy mieć na uwadze to, że subiektywność naszego postrzegania świata ma znaczący wpływ na wielokierunkową komunikację międzyludzką. Trzeba też zdać sobie sprawę z faktu, że im bardziej dana osoba jednostronnie oraz wybiórczo interpretuje otaczającą ją rzeczywistość, tym większe jest ryzyko zaistnienia nieporozumień komunikacyjnych. Gdy we wzajemnych kontaktach nie uwzględniamy prawa do naszej indywidualności oraz odmienności patrzenia na dany temat czy zdarzenie porozumienie okazuje się bardzo trudne, a czasami wręcz niemożliwe.

Karol Olgierd Borchardt:

Na każdym statku, a w szczególności na dużym żaglowcu, dzieje się najlepiej, jeśli trzy osoby nie mają fachowej roboty: kapitan, kapelan i lekarz.

Nawigator nie może się pomylić, gdyż może to oznaczać rozbicie okrętu i narażenie ludzi.

Włodzimierz Lenin (ku przestrodze tym, którzy nie wiedzą kogo cytują):

Zaufanie jest dobre, ale kontrola lepsza (alternatywnie: Kontrola podstawą zaufania, Stalin: Kontrola najwyższą formą zaufania).

Wolność to właściwie rozumiana konieczność.

Tylko ten nie popełnia błędów, kto nic nie robi.

Musimy... łamać wszelki opór z taką brutalnością, żeby nie zapomniano o niej przez kilka dziesięcioleci.

Religia to rodzaj duchowego alkoholu, w którym niewolnicy kapitału topią swoje człowieczeństwo i pragnienie lepszego życia.

Wymiana poglądów jest przejawem słabości. Każdy kompromis jest zgniły. Bądźcie wzorowo bezlitośni.

Lepiej mniej, ale lepiej.

Abstrakcyjnej prawdy nie ma. Prawda jest zawsze konkretna.

Żeby przezwyciężyć opór kapitalistów wobec programu Rad, wystarczy nadzór ze strony robotników i chłopów nad wyzyskiwaczami i takie kary wobec opornych, jak konfiskata całego majątku połączona z krótkotrwałym aresztem.

Z politycznego punktu widzenia jest arcyważne, aby dobić Polskę.

Nie matura lecz chęć szczera zrobi z ciebie oficera (naprawdę Jan Wołkow w 1948 po odejściach oficerów z LWP, później hasło agitacyjne do Milicji Obywatelskiej; odpowiedź Polaków: Nie pomogą dobre chęci, bicza z gówna nie ukręci).

Wykonać o problemach nie meldować, bo i tak nie będę mógł Wam pomóc.

Prawo dyktuje ten kto trzyma bat (często używał ale znane wcześniej).

Inne zasłyszane:

Mrok żywi się apatią i biernością a niezłomne przekonania są najpotężniejszym lekiem jaki mamy.

W krajach socjalistycznych funkcjonowało budżetowanie polegające na podziale kosztów do pokrycia przez wskazane struktury przedsiębiorstwa bez realnego zweryfikowania ich możliwości przychodowych, podejmowane bez refleksji nad konsekwencjami, gdyż ewentualne straty pokrywane były z deficytu Skarbu Państwa.

Siej myśl – zbieraj działanie. Siej działanie – zbieraj nawyk. Siej nawyk – zbieraj charakter. Siej charakter – zbieraj los.

Chińskie słowo kryzys składa się z dwóch znaków: zagrożenie i nowa szansa.

W XXI wieku zwalnianie ludzi lub obniżanie wynagrodzenia jako panaceum na kryzys jest jak leczenie poprzez upuszczanie krwi. Jak kiedyś nie znano innych metod to uciekano się do tej.

Świata nie zbawisz ratując życie jednego człowieka, ale przywrócisz Światu tego człowieka a Jemu Świat.

Błądzić jest rzeczą ludzką. Powtarzać błędy drogą głupich.

Na szacunek zasługuje się czynami wobec innych.

Na przyjaźń się zasługuje, ale nie traktując ludzi jak wrogów.

Od Prezesa do Przywódcy jest tak samo blisko jak do Pasożyta.

Panika najgorszym doradcą, a lekarza może zmienić w mordercę.

Sięgając po piękno róży nie zapominaj o jej kolcach.

Nie ma takiego piękna, które by wszystkich urzekło.

Bibliografia

Z bogatej listy literatury wybrałem kilka pozycji, które polecam:

· Henry Hazlitt, Ekonomia w jednej lekcji, wiele wydań od 1946

W tej książce, napisanej w 1946r. (nowy rozdział i uaktualnienia dodano w 1976r.) Autor przedstawia w popularnej formie podstawy szkoły austriackiej w ekonomii. W wielkim skrócie: dajmy ludziom wolność, pozwólmy rynkom działać, a nieregulowane ceny i wolna konkurencja doprowadzą do optymalnej alokacji zasobów i najlepszych wyników gospodarczych; wszelka interwencja rządowa jest zła, w szczególności podnoszenie podatków prowadzi do zakłóceń i spowolnienia wzrostu; rola państwa w gospodarce sprowadzona być winna do minimum. Autor podaje sporo ciekawych przykładów potwierdzających jego poglądy.

· G. Cokins, Activity-Based Cost Management Making it Work, Mc-Graw Hill 1996

· R. Levine, Ch. Locke, D. Searls, D. Weinberger, Manifest – koniec ery tradycyjnego biznesu, Cluetrain 1999

Być może największą siłą Internetu nie jest stojąca za nim technologia, ale trwałe zmiany, jakie powoduje on w sposobie pojmowania biznesu. Zmiany te dotyczą nie tylko rynku, ale w równie dużym stopniu także charakteru każdej działalności gospodarczej. Manifest, na który składa się 95 tez, ogłoszony na stronie internetowej www.cluetrain.com, rozpoczął prawdziwą burzę dyskusji na temat metod prowadzenia działalności gospodarczej w Internecie; dyskusji, w które włączyli się menedżerowie największych światowych korporacji. Książka rozwija i pogłębia tezy zamieszczone w internetowym manifeście. Sygnalizuje trendy, które już dziś muszą być uwzględniane przez wszystkie firmy działające w sieci. Internet stwarza ludziom szansę wymiany informacji i doświadczeń w niespotykanym dotąd tempie. Dzięki temu rynek staje się mądrzejszy szybciej niż większość firm. Niezależnie od tego, czy menedżerowie to rozumieją, ich pracownicy są integralną częścią tej konwersacji bez granic, komunikując się z klientami tychże firm w naturalnym, otwartym i często zabawnym języku. Ignorowanie tego zjawiska to ignorowanie niezmiernie ważnego sygnału i skazanie się na utratę niespotykanej dotąd szansy.

· R. S. Kaplan, R. Cooper, Zarządzanie kosztami i efektywnością, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002

· Peter F. Drucker, Praktyka zarządzania, Wydawnictwo MT Biznes 2003

„Jeżeli chcesz przeczytać tylko jedną książkę o zarządzaniu - powtarza swoim ludziom prezes jednego z największych banków świata - to przeczytaj Praktykę zarządzania”.

Książka Praktyka zarządzania to pierwsze spojrzenie na sztukę zarządzania oraz przedsiębiorstwo jako na całość. To pierwszy opis zarządzania jako oddzielnej funkcji i specyficznej pracy oraz roli menedżera jako przedmiotu odrębnej od innych odpowiedzialności. Pokazuje przedsiębiorstwo w trzech wymiarach:

- po pierwsze jako „biznes”, czyli instytucję, która istnieje po to, by produkować wyniki ekonomiczne poza sobą samą, czyli na rynku i dla klienta;

- po drugie jako „organizację”, opartą na składniku ludzkim i mającą charakter społeczny, taką, która zatrudnia pracowników, musi ich rozwijać, płacić im, tudzież organizować ich dla produktywności, a z tego tytułu wymaga rządzenia, ucieleśniając określone wartości i formując konieczne relacje między władzą a odpowiedzialnością;

- po trzecie jako „instytucję społeczną”, osadzoną w społeczeństwie i w społeczności lokalnej, a więc znajdującą się pod wpływem interesu publicznego.

Ta książka zmieniła współczesny świat. Oczywiście, zarządzano i przed Druckerem. Nie brakowało menedżerów odnoszących sukcesy. Ale dopiero Peter F. Drucker odkrył światu znaczenie menedżerów i zarządzania we współczesnej gospodarce rynkowej, ukazał, jakie możliwości postępu kryją się w zarządzaniu. Sama własność prywatna nie wystarczy dziś dla sukcesów w gospodarce. Nie wystarczy i sam kapitał. Trzeba menedżerów. Co najważniejsze – ta książka w sposób żywy i przystępny informuje, co trzeba umieć i co robić dla powodzenia biznesu. Jest to książka fundamentalna dla wiedzy o zarządzaniu i nie darmo jej autora nazywa się „ojcem założycielem” zarządzania (i wręcz – jego „papieżem”). To rzeczywiście „biblia” biznesu – żywy, codzienny poradnik we wszystkich sprawach prowadzenia biznesu i zarządzania przedsiębiorstwem. Nie przystępujmy do jej czytania z kompleksem naszego zapóźnienia. Odkryjmy, ile możemy osiągnąć – dzięki wiedzy, umiejętnościom i woli sukcesu.

· Zdzisław A. Kordylewski, Księga Jakości – optymalizacja zarządzania projektami, ZAK Electronics & Great Plains Software (nakład wyczerpany)

W wielu projektach wdrażających zmiany w firmach zapomina się o podstawowych zasadach jakości prowadzenia projektu. Czasami na wyrost sięga się po kosztowne metodyki oparte na np. na PRINCE 2 lub innych i obudowuje się złożoną biurokracją. A wystarczy pamiętać po co i dla kogo jest to realizowane a pozostałe zagadnienia wydają się być dość proste. W celu uporządkowania prostych kroków do skutecznej realizacji projektów w firmach wykorzystano w publikacji przykłady wdrażania zmian funkcjonalnych w systemach IT.

Publikacja pokazuje jak w różnych warunkach przygotować odpowiednio projekt aby nie ponosić zbędnych kosztów ale skutecznie zarządzać postępami prac. Projekt projektowi nie równy więc i koszty biurokracji powinny być zmienne. Nie pozwalamy jednak uprościć do takiego stanu, że nie będzie go można monitorować. Ważne jest, że każdy z pracowników będzie wiedział co robić po wdrożeniu zmian projektowych.

· Zdzisław A. Kordylewski, Waldemar Lenda, Fly by wire w Zarządzaniu – planowanie strategiczne i operacyjne, ZAK Electronics (nakład wyczerpany)

· Zdzisław A. Kordylewski, Waldemar G. Kordylewski, Information’s Resources Planing – następca ERP, ZAK Electronics (nakład wyczerpany)

W publikacji można zapoznać się z szerszą definicją tej architektury orz przykładami zastosowań, głównie w powiazaniu z controllingiem zarządczym i strategicznym.

· Zdzisław A. Kordylewski, Zarządzanie przez AB-5 (C/M/B/F/P), ZAK Electronics (nakład wyczerpany)

Spotykamy się z niechęcią do słowa Controlling lub kontroling nie mówiąc nawet o podejściu do wdrożenia. W innych firmach z kolei mówi się o nieudanych próbach wdrożenia takich procesów. Jeszcze inni chwalą się wdrożeniem jakiegoś programu, który jednak przy słabych lub ograniczonych danych niewiele Im pomagał. Niewiele jednak osób rozumie istotę controllingu. Jeżeli sobie zdefiniujemy, że jest to proces, który pomaga menedżerowi podjąć jak najlepszą decyzję (ekonomicznie, efektywnie i ergonomicznie) to już samo to nasuwa nam inne zadania niż do tej pory myśleliśmy. Czyli nie tylko kontrolować ale przede wszystkim pomagać i chronić przed skutkami zagrożenia złej decyzji.

ABC – Activity Based Costing – Rachunek kosztów działań

ABM – Activity Based Management – Zarządzanie aktywnością

ABB – Activity Based Budgeting – Budżetowanie na podstawie działań (aktywności)

ABF – Activity Based Financial – Działalność finansowa, Aktywne finanse

ABP – Activity Based Planning – Planowanie działań (aktywności)

Po wdrożeniu możliwe jest: