Zarządzanie strategiczne a e-IRP

Wstęp do cyklu publikacji o zarządzaniu

Streszczenie

Publikacja zawierająca streszczenie pierwszych wydań różnych publikacji tego samego autora zebranych w cykl Zarządzanie strategiczne a e-IRP. Jest to praktyczne kompendium porad do bezpośredniego wdrożenia w małych i średnich firmach. Autor nie skupia się na definiowaniu skomplikowanych teorii a na aspektach praktycznych, dostosowanych do ograniczeń z którymi na co dzień muszą zmagać się menedżerowie różnych szczebli. Czasami celowo karykaturalne przeskalowanie lub uproszczenia zmuszają czytelnika do niestandardowego i nieszablonowego myślenia o tych zagadnieniach. Publikacje zawierają również gotowe porady do zastosowania we wszystkich obszarach działalności firm.

Jest to hołd oddany polskim przedsiębiorcom tworzącym miejsca pracy. Szczególnie tym, którzy włożyli wkład w budowanie doświadczeń wdrożeniowych najlepszych praktyk oraz swoim przykładem i determinacją dali sygnał kolejnym pokoleniom aby ruszyli odważniej i poszerzali swoje horyzonty. Teraz czas zastanowić się nad kolejnymi horyzontami i spuścizną dla sukcesorów Ich dzieł.

Zawarte w tym skrócie materiały są ogólnie dostępne ale już opracowywane są nowsze wersje na podstawie najnowszych doświadczeń i wymiany poglądów. W trakcie odbyto szereg inspirujących spotkań i wymiany argumentów nie tylko z dziedziny zarządzania, controllingu, itp. ale również z psychologii, teologii i nauk ścisłych. Efekty wkrótce będą dostępne.

Wkrótce szukaj:

Zdzisław A. Kordylewski

Poradniki dla menedżerów i firm

Wstęp

Nie jestem teoretykiem a praktykiem. Nie chcę zanudzać tłumaczeniem ale systematyzuję i proponuję zsynchronizowane działanie. Nie nakłaniam do drastycznych zmian tych, którzy sobie radzą ale daję pod rozwagę jak można uzyskać więcej zmniejszając wysiłek poprzez optymalizację działań. Nie wytykam błędów ale pokazuję, że można zrobić coś inaczej. Nie jest to tylko omówienie koncepcji, a przede wszystkim prezentacja z wniosków z doświadczeń i najlepszych praktyk w możliwie przejrzysty sposób. To są naturalne metody jak sobie samemu pomóc a nie bolesna operacja w szpitalu.

Oddaję cześć polskim przedsiębiorcom i ich współpracownikom. Ten cykl powstał dzięki Nim ale i dla Nich. Trzeba Ich wspierać na każdym etapie Ich działań. W tym cyklu staram się pomóc Im w wyborze i wdrożeniu skutecznych optymalizacji i narzędzi. Mam nadzieję, że pomogę Im również w podjęciu wielu decyzji strategicznych dla rozwoju firm. Wraz ze swoimi współpracownikami staram się w bezpośredniej współpracy z firmami doradzać w szerokim zakresie wszystkich aspektów działalności.

Oddaję hołd polskim naukowcom i teoretykom zarządzania. Wybitni Ich przedstawiciele mają swój wkład w odkrywanie zjawisk i budowanie teorii o znaczeniu międzynarodowym. Ich teorie pomogły mi uporządkować ten cykl publikacji. W wielu uczelniach i na kursach wykształcili pokolenia polskich menedżerów, którzy bardzo dobrze radzą sobie nie tylko na polskim rynku pracy.

Publikacje skierowane są głównie dla menedżerów małych i średnich firm ale i inni zapewne znajdą coś ciekawego dla siebie. Tematyka zawarta w poszczególnych częściach obejmuje takie elementy jakimi zajmujemy się w codziennej pracy doradczej:

· Optymalizacja działalności firmy we wszystkich aspektach i obszarach działalności;

· Zwiększanie obrotów, obniżanie kosztów, podnoszenie efektywności;

· Rozszerzanie rynków zbytu terytorialnie (np. eksport) i markowo (np. własne marki);

· Usprawnianie procesów zarządzania pionowego i poziomego w każdej organizacji;

· Sprawne zespoły i podniesione kwalifikacje menedżerów wszystkich szczebli;

· Ekonomiczne wypożyczenia brakujących menedżerów kontraktowych i specjalistów;

· Poszerzenie źródeł finansowania na projekty i w celu poprawy konkurencyjności;

· Innowacyjne przekształcenia produktowe i rynkowe optymalizujące wykorzystanie zasobów;

· Przekształcone komórki projektowo-konstrukcyjne w Centra Badawczo-Rozwojowe;

· Modele i wskaźniki controllingu zarządczego wspierające wszystkich menedżerów;

· Zlikwidowane marnotrawstwa strukturalne i nadmiarowość operacyjna;

· Kompletna kalkulacja produktów i obrotowa na podstawie modeli MKW (zamiast TKW);

· Efektywne wykorzystanie systemów informatycznych i informacji rynkowych;

· Bezpieczna sukcesja rodzinna i pokoleniowa oraz przekształcenia własnościowo-zarządcze.

Ukierunkowałem się na wspieranie polskich firm rodzinnych o potencjale rozwojowym. Podchodzę indywidualnie analizując wszystkie szanse, które pomagamy później wykorzystać. Opieramy się głównie na aktywizacji i wspieraniu menedżerów poprzez wspólne organizowanie i wdrażanie celowych projektów przynoszących konkretne policzalne korzyści. W efekcie menedżerowie przyjmują większą odpowiedzialność za zarządzanie zespołami i osiąganie wyznaczonych efektów. Pomagamy w pokoleniowym rozszerzaniu działalności i aktywizacji następców w zarządzaniu. Dzielimy się własnymi sukcesami i pomagamy uniknąć zagrożeń. Nie jestem teoretykiem ale praktykiem.

Niektórym moim partnerom z którymi współpracowałem może wydawać się, że opisy które zawarłem to wytykanie ich błędów lub chwalenie się sukcesami uzyskanymi w ich firmach. Ale nie podaję żadnych nazw i nie wskazuję żadnych konkretnych osób. Może trudno w to uwierzyć ale wiele z tych sytuacji nie zdarzyło się tylko jednej osobie i nie dotyczy tylko jednej firmy. Po prostu czasami posługujemy się podobnymi praktykami lub wdrażamy te same teorie i stąd podobieństwo. Ale miło mi, że wiele osób identyfikuje się z zawartymi tutaj opisami i proponowanymi rozwiązaniami.

Cykl publikacji obejmuje tematy zarządzania strategicznego i codziennego rozwiązywania problemów w działaniach operacyjnych. Jest przeznaczony dla wszystkich Menedżerów na każdym szczeblu w każdym obszarze działalności firm, przedsiębiorstw i instytucji. W dalszej części zawarte są krótkie informacje o każdej publikacji.

Do publikacji załączone są arkusze z przykładami algorytmów lub dokumentów. Można z nich skorzystać po dostosowaniu do własnych warunków. Jednak należy pamiętać, że materiały te nie wykluczają konieczności posiadania licencji na aplikacje potrzebne do ich przeglądania lub edytowania.

Założenia i podstawy

Na początku każdej publikacji zakładamy, że każdy menedżer chciałby działać w sposób uporządkowany. Niezależnie czy jest właścicielem czy pracownikiem. Takie zarządzanie to Zarządzanie strategiczne poprzez znane cele i efekty wykonywanej pracy. Kolejne elementy cyklu pokazują jak w prosty sposób osiągnąć odpowiednią jakość firmy. Podstawą wszystkich proponowanych zmian jest uwierzenie w tezę, że możecie być „Firmą Europejską (Światową) działającą z Polski”. Pozornie niewielka deklaracja a zobaczycie dalej jak znacząca zmiana mentalna, gdzie lokalne ograniczenia są tylko tłem do optymalizacji. Podstawą jest Wasza decyzja, że chcecie przesunąć się na skali kultury i skuteczności zarządzania. Jak widać na wykresie Polskie Firmy były oceniane średnio na 5,4. A Wasza Firma gdzie jest?

Rysunek 1 Przykład do porównanie poziomu zarządzania polskich firm w stosunku do Europy

Pierwszymi krokami na drodze do podniesienia poziomu zarządzania a tym samym swojej pozycji na rynku jest planowanie i controlling. I nie jest to wcale trudne. W kolejnych publikacjach pokazuję jak w prosty sposób i bez większych nakładów można wdrożyć w swojej firmie zaawansowane planowanie strategiczne, zarządzanie rynkiem, efektywne procesy zarządcze na każdym szczeblu i monitorowanie efektów działań.

Przy okazji porządkujemy to co jest „w głowach” ale różnie rozumiane przez różne osoby. Poprawa komunikacji pomiędzy wszystkim szczeblami zarządzania począwszy od Zarządu aż po menedżerów najniższego szczebla (np. brygadzistów), a poprzez Nich z każdym pracownikiem. Jednocześnie pokazujemy jak podnieść bezpieczeństwo zysków firmy przy zachowaniu płynności i zwiększeniu innowacyjności nie tylko produktowej.

Rysunek 2 Od wartości przez strategię do inicjatyw (wariant 2000)

Należy tylko uporządkować pewne zagadnienia a wszystko okaże się proste. Czy często zauważaliście, że to co ktoś inny mówi to tylko ułożenie tego co już wiecie? A jednak to ułożenie powoduje podniesienie jakości i komfortu pracy przy rozwoju firmy. Jeszcze jest na to miejsce bo wiele firm nie decyduje się na takie zmiany i możecie je wyprzedzić a nawet pokonać na rynku. Chyba, że chcecie pozostać i dać się pokonać innym?

Zapraszam do lektury wszystkich publikacji.

Recepty dla Firm

W pewnym stopniu uproszczenia w większości organizację działalności firm można porównać do działania organizmu ludzkiego. Każda firma powinna mieć wszystkie obszary zarządzania i ich elementy podobnie jak człowiek wszystkie organy. Jak wiemy nie wszystkim dane jest posiadać wszystkie organy ale wiąże się to nieraz z dużymi problemami egzystencjalnymi i zdrowotnymi. Nie będę tego rozwijał i poprzestanę na tym w tej tak wrażliwej społecznie kwestii. Jednak pozwolę sobie przyrównać, że podobnie jak człowiek zwraca się o pomoc do lekarza tak i firmy zwracają się o pomoc do doradców. Lekarze zazwyczaj wypisują recepty i zalecają jakiś proces leczenia. Podobnie i ja zalecam firmom formę recepty działań i zalecenia w celu optymalizacji efektów do nakładów.

Rysunek 3 Recepty dla wszystkich obszarów

Publikacja ta jest zbiorem gotowych recept zawartych w puntach działań do wykonania. Każda z nich jest wzbogacona opisem najważniejszych elementów, przykładów i podstaw do przygotowania się do wdrożenia zmian. Lista „krok po kroku” jest gotową receptą do użycia w większości firm. Jeżeli jest jakiś problem ze zrozumieniem to jesteśmy do Państwa dyspozycji w ustalony sposób.

Znaczy Menedżer

Każdy chciałby mieć swoich pracowników jak załogę na statku, gdzie Kapitan jest pierwszy po Bogu i bezdyskusyjny. Ponadto cechy oficerów Marynarki są pożądane we wszystkich działaniach i na każdym szczeblu. Skąd ich brać? A może jednak już ich masz tylko musisz wydobyć to co najlepsze? Przecież żaden ze znamienitych Kapitanów nie urodził się już gotów do takiej odpowiedzialności ale został przygotowany przez swoich „Mistrzów”. Pomagamy podzielić strefy odpowiedzialności i objąć je przez przygotowanych Menedżerów.

Rysunek 4 Menedżerowie w każdym obszarze – karykatura?

Podstawą sukcesów jest uświadomienie sobie, że Menedżer ma wziąć odpowiedzialność za rezultat (osiągnięcie produktów i celów) poprzez zarządzanie swoim zespołem. Aby mógł wziąć odpowiedzialność musi mieć realne uprawnienia do podejmowania skutecznych decyzji, odpowiednio wykwalifikowany zespół i inne zasoby do realizacji zadań. Ale przede wszystkim musi mieć zaufanie swojego przełożonego i być jego doradcą. I to również pokazujemy jak wzajemnym podziałem kompetencji i monitorowaniem postępów można zbudować Zespół Menedżerów z własnych pracowników.

Fly by wire

„Fly by wire” to termin zaczerpnięty m. in. z nawigacji lotniczej, oznaczający mniej więcej „lot po drucie” jak określa się lot samolotu na tzw. autopilocie. W tej publikacji porównanie to jest wykorzystane do zobrazowania firmy działającej według założonych planów strategicznych, monitorującej wyniki swoich działań i korygującej je aby pozostać w „korytarzu” dopuszczalnych tolerancji.

Rysunek 5 Fly by wire dla strategii firmy

Publikacja pomaga przejść poprzez budowanie strategii firmy opartej na wartościach wyznawanych przez jej właścicieli lub założycieli, realiach otoczenia biznesowego oraz dostępnych zasobach osobowych i technicznych. Przypomina o konieczności monitorowania rynku w celu przeciwdziałania zagrożeniom i korygowania planów w zależności od aktualnych możliwości. Przeprowadza przez meandry budowania spójnych strategii handlowych i produktowych, społecznych i finansowych. Można znaleźć porady i rozwiązania jak podzielić działania związane z procesami firmy i inicjatywami strategicznymi aby stabilnie rozwijać się na rynku.

Zarządzanie przez AB-5 (C/M/B/F/P)

Spotykałem się z niechęcią do słowa Controlling lub kontroling nie mówiąc nawet o podejściu do wdrożenia. W innych firmach z kolei mówiono mi o nieudanych próbach wdrożenia takich procesów. Jeszcze inni chwalili się wdrożeniem jakiegoś programu, który jednak przy słabych lub ograniczonych danych niewiele Im pomagał. Niewiele jednak osób rozumiało istotę controllingu. Jeżeli sobie zdefiniujemy, że jest to proces, który pomaga menedżerowi podjąć jak najlepszą decyzję (ekonomicznie, efektywnie i ergonomicznie) to już samo to nasuwa nam inne zadania niż do tej pory myśleliśmy. Czyli nie tylko kontrolować ale przede wszystkim pomagać i chronić przed skutkami zagrożenia złej decyzji.

W publikacji w przystępny sposób omówiono praktyczne formy wprowadzenia takich modeli zarządzania w małych i średnich firmach. Podstawowe narzędzia składające się na AB-5 to w znaczącym uproszczeniu:

ABC – Activity Based Costing – Rachunek kosztów działań

ABM – Activity Based Management – Zarządzanie aktywnością

ABB – Activity Based Budgeting – Budżetowanie na podstawie działań (aktywności)

ABF – Activity Based Financial – Działalność finansowa, Aktywne finanse

ABP – Activity Based Planning – Planowanie działań (aktywności)

Rysunek 6 Modelowe przeliczanie stawek MKW

Czyli będziemy mieli:

- dokładnie przypisane koszty do produktu i klienta;

- precyzyjnie wycenione koszty produktów i działań;

- zamodelowane skutki zmiany np. cen lub udzielenia rabatu;

- przydzielone zadania do realizacji, za które odpowiedzialność biorą odpowiednio przygotowani menedżerowie wsparci funkcjonalnymi narzędziami;

- przewidywalne potoki sprzedażowe (sales flow), stoki magazynowe (stock flow), płynność finansową (cash flow), kolejność działań operacyjnych (work flow) itp.

- każdy z pracowników na początku dnia wie konkretnie co, kiedy i jak ma wykonać;

- projekty i inwestycje są prowadzone w sposób przewidywalny dla tego kto ma odnieść z tego korzyść;

- każdy menedżer widzi gdzie i jak może zoptymalizować swoje procesy i podnieść jakość produktów bez zwiększania kosztów;

- Zarząd z dużą dozą prawdopodobieństwa ma zasymulowany wynik finansowy;

- i mogę podpowiedzieć jeszcze kilka punktów, które brzmią jak życzenia.

Jeżeli takie są oczekiwania w Twojej firmie to zapoznaj się z tą publikacją.

Information’s Resources Planning

Jesteśmy w przededniu (a może jak Państwo to czytają to już po) praktycznego zastosowania informatyki kwantowej. Może czas wznieść się ponad dotychczasowe systemy informatyczne klasy MRP II i ERP wraz z różnymi rozszerzeniami? Dążenie do tego aby wszystkie działania firmy były obsłużone przez jedną aplikację już się kończy. Nie wytrzymują rachunku ekonomicznego serwery, które musiałyby to wszystko obsłużyć. Dlatego od wielu lat działają systemy rozproszone ze wspólna bazą bezpiecznej agregacji i integracji danych.

Rysunek 7 Przykład koncepcji e-IRP – wariant 2000.

Planowanie zasobów informacyjnych “Information’s Resources Planning” IRP (lub w formie podstawowej “Information Resource Planning”) to forma planowego zarządzania informacją na każdym szczeblu oparta na modelach działań operacyjnych. Każde działanie w firmie może być obsługiwane niezależnie ale z jak najlepszą funkcjonalnością dla oczekiwanych rezultatów tego działania. Dane kartotekowe są powiązane w aplikacjach dziedzinowych tak, że wszyscy zainteresowani mają wspólna bazę towarów, kontrahentów, warunków itp. zachowując własne dane robocze i przekazując tylko istotne dla firmy informacje rozliczeniowe. Dane wrażliwe mogą być obsługiwane poza dostępem osób niepowołanych. Ułatwia to w przyszłości szybkie wdrożenie Polityki Bezpieczeństwa Informacji ze wszystkimi certyfikatami prawnymi.

W publikacji można zapoznać się z szerszą definicją tej architektury orz przykładami zastosowań, głównie w powiazaniu z controllingiem zarządczym i strategicznym.

Księga Jakości projektów

W wielu projektach wdrażających zmiany w firmach zapomina się o podstawowych zasadach jakości prowadzenia projektu. Czasami na wyrost sięga się po kosztowne metodyki oparte na np. na PRINCE 2 lub innych i obudowuje się złożoną biurokracją. A wystarczy pamiętać po i dla kogo jest to realizowane a pozostałe zagadnienia wydają się być dość proste. W celu uporządkowania prostych kroków do skutecznej realizacji projektów w firmach wykorzystano w publikacji przykłady wdrażania zmian funkcjonalnych w systemach IT.

Rysunek 8 Przykład projektu z wariantami prototypowania

To tylko przykład. Jednak w różnych warunkach pokażemy jak przygotować odpowiednio projekt aby nie ponosić zbędnych kosztów ale skutecznie zarządzać postępami prac. Projekt projektowi nie równy więc i koszty biurokracji powinny być zmienne. Nie pozwalamy jednak uprościć do takiego stanu, że nie będzie go można monitorować. Ważne jest, że każdy z pracowników będzie wiedział co robić po wdrożeniu zmian projektowych.

Kilka słów o autorze:

Zdzisław Adam Kordylewski

Doświadczenia zawodowe zaczynał jako projektant systemów do zarządzania produkcją i jakością, aż do systemów klasy ERP. Wtedy poznał zawansowane systemy zarządzania stosowane w USA. Zrozumiał, że skuteczne ich wykorzystanie to nie tylko kwestia umiejętnego ich wdrożenia ale przede wszystkim wiedzy samych użytkowników o sposobach ich użytkowania. Skupił się na przenoszeniu na polski grunt i projektowaniu narzędzi do wsparcia analiz, zarządzania strategicznego, controllingu operacyjnego itp. Drogą do ich zrozumienia była edukacja polskich menedżerów, ale nie poprzez teorię a przez praktyczne rozwiązywanie bieżących problemów. Zaczął dzielić się doświadczeniem i pomagać.

Nie ujawnia tytułów naukowych. Przeszkadzają one w relacjach z osobami, które nabyły swoją wiedzę w drodze czasami ciężko okupionego doświadczenia. Z kolei tym, którzy poświęcili całą swoją karierę naukową na budowaniu i rozwijaniu teorii mogą wydać się nieuprawnione lub poza dziedziną. Poddaje weryfikacji swoje narzędzia i skuteczną metodykę a nie CV i tytuły.